ใบสั่งซื้อ (PO) ร้านอาหารคืออะไร สั่งของยังไงให้เป็นระบบ ไม่หลุด ไม่ซ้ำ
เลิกสั่งของทางแชทแล้วลืมว่าสั่งอะไรไป บทความนี้อธิบายว่าใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คืออะไร ช่วยร้านอาหารคุมต้นทุนยังไง และวิธีสร้าง PO พร้อม export PDF ส่งซัพพลายเออร์จากระบบ POS
อัปเดตล่าสุด: กรกฎาคม 2569 · อ่านประมาณ 6 นาที · เขียนโดย ทีมงาน MeeD POS
ร้านอาหารส่วนใหญ่สั่งวัตถุดิบกันทางไลน์หรือโทรบอกซัพพลายเออร์ปากเปล่า ซึ่งใช้ได้ดีจนถึงวันที่ของมาส่งไม่ครบ ราคาไม่ตรงที่คุยกัน หรือจ่ายเงินซ้ำเพราะจำไม่ได้ว่าบิลไหนจ่ายแล้ว ปัญหาทั้งหมดนี้เกิดจากสิ่งเดียวกัน คือการสั่งซื้อไม่มีเอกสารอ้างอิง
บทความนี้อธิบายว่า ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) คืออะไร ทำไมร้านอาหารทุกขนาดควรมี และวิธีสร้าง PO จากระบบ POS ให้จบในไม่กี่นาที พร้อม export เป็น PDF ส่งซัพพลายเออร์ได้ทันที
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คืออะไร
ใบสั่งซื้อคือเอกสารที่ร้าน (ผู้ซื้อ) ออกให้ซัพพลายเออร์ (ผู้ขาย) เพื่อยืนยันว่าต้องการสั่งสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร ราคาต่อหน่วยเท่าไร และให้ส่งเมื่อไร เมื่อซัพพลายเออร์รับ PO แล้ว เอกสารนี้จะกลายเป็นข้อตกลงร่วมกันที่ทั้งสองฝ่ายอ้างอิงได้ ต่างจากการสั่งทางแชทตรงที่ทุกอย่างถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจย้อนหลังได้เสมอ
ร้านอาหารได้อะไรจากการใช้ PO
- เช็คของตอนรับได้ทันที — ของมาส่งก็เทียบกับ PO ว่าครบไหม ราคาตรงไหม ไม่ต้องนึกจากความจำ
- กันจ่ายเงินซ้ำ/จ่ายเกิน — ทุกบิลผูกกับ PO เห็นชัดว่าใบไหนจ่ายแล้ว ใบไหนค้างจ่าย
- เห็นประวัติราคาต่อรอง — ราคาหมูเดือนนี้เทียบเดือนก่อนขึ้นเท่าไร มีข้อมูลไปต่อรองกับซัพพลายเออร์
- มอบหมายงานได้โดยไม่เสียการควบคุม — ให้ผู้จัดการร้านสั่งของแทนได้ เพราะทุกใบสั่งซื้อมีบันทึกว่าใครสั่ง สั่งอะไร
วงจรการสั่งซื้อที่เป็นระบบ: ร่าง PO → อนุมัติ → รับของ → จ่ายเงิน
| ขั้นตอน | สิ่งที่เกิดขึ้น | สถานะ / เอกสาร |
|---|---|---|
| 1. ร่าง PO | ของใกล้หมด (ระบบแจ้งเตือน) → สร้างใบสั่งซื้อ เลือกซัพพลายเออร์และรายการสินค้า | สถานะ: ฉบับร่าง |
| 2. อนุมัติ | ส่งอนุมัติ → ผู้มีสิทธิ์ตรวจสอบและอนุมัติ → ดาวน์โหลด PDF ส่งซัพพลายเออร์ | สถานะ: รออนุมัติ → อนุมัติแล้ว |
| 3. รับของ | ใบอนุมัติแล้วรับสินค้าเข้าคลังได้ทันที เทียบของจริงกับ PO → ของเข้าสต็อกทันที | สถานะ: รับบางส่วน → รับครบแล้ว |
| 4. จ่ายเงิน | จ่ายตามบิลที่ตรงกับ PO และของที่รับจริง | บิล/ใบเสร็จจากซัพพลายเออร์ |
ขั้นรับของทำให้เร็วขึ้นได้อีกด้วยฟีเจอร์ AI รับสต๊อกอัตโนมัติ — ถ่ายรูปบิลส่งของ ระบบอ่านรายการและจับคู่สินค้าให้เอง
สร้างใบสั่งซื้อจาก MeeD POS ใน 5 ขั้นตอน
- เลือกซัพพลายเออร์ — ดึงจากข้อมูลผู้จำหน่ายที่บันทึกไว้ในระบบ (ดู วิธีจัดการซัพพลายเออร์วัตถุดิบ)
- เพิ่มรายการสินค้า — เลือกวัตถุดิบ ระบุจำนวนและราคาต่อหน่วย ระบบรวมยอดให้อัตโนมัติ
- บันทึกฉบับร่างแล้วส่งอนุมัติ — PO ได้เลขที่เอกสารอัตโนมัติ สถานะเริ่มที่ "ฉบับร่าง" กดส่งอนุมัติเพื่อให้ผู้มีสิทธิ์พิจารณา
- อนุมัติแล้ว Export PDF ส่งซัพพลายเออร์ — เมื่อสถานะเป็น "อนุมัติแล้ว" ดาวน์โหลดใบสั่งซื้อเป็น PDF หน้าตาเป็นทางการ ส่งทางไลน์หรืออีเมลได้ทันที
- รับสินค้าเข้าคลังได้ทันที — ใบที่อนุมัติแล้วอ้างอิงรับของเข้าคลังได้เลย ไม่ต้องรอขั้นตอนอนุมัติซ้ำอีกรอบ
ดูขั้นตอนแบบละเอียดพร้อมภาพหน้าจอได้ที่ คู่มือวิธีสร้างใบสั่งซื้อ
เคล็ดลับใช้ PO ให้ได้ผลจริงในร้านอาหาร
- ตั้งจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) ทุกวัตถุดิบหลัก — ให้ระบบแจ้งเตือนเมื่อถึงจุดต้องสั่ง แทนที่จะรอให้ของหมดก่อน
- สั่งตามข้อมูลการใช้จริง — ดูสถิติการใช้วัตถุดิบย้อนหลังจากระบบ (อ่านเรื่องการจัดการสต็อก) สั่งเท่าที่ใช้จริง ลดของเน่าทิ้ง
- เก็บ PDF ทุกใบเป็นหลักฐาน — เวลามีข้อพิพาทเรื่องราคา/จำนวนกับซัพพลายเออร์ เอกสารตัดจบได้เร็วกว่าความจำ
- ปิดวงจรด้วยการเบิกที่เป็นระบบ — ของเข้าเป็นระบบแล้ว ของออกก็ต้องเป็นระบบด้วย (อ่านเรื่องระบบเบิกสินค้าออก)
ดูภาพรวมระบบสต๊อกทั้งหมดของ MeeD POS ได้ที่ ระบบจัดการสต๊อกร้านอาหาร
สั่งของแบบมืออาชีพ มีเอกสารครบทุกใบ
สร้างใบสั่งซื้อ รับของ เบิกของ export PDF ได้หมดในแอปเดียว ทดลองใช้ MeeD POS ฟรี 30 วัน