ส่งออกข้อมูลยอดขายจาก MeeD POS ไปยัง FlowAccount ด้วยไฟล์ Excel ช่วยให้การทำบัญชีง่ายขึ้น
MeeD POS มีตัวเลือกส่งออก FlowAccount (.xlsx) บนหน้ารายงานการขายตามรายละเอียดบิล สร้างไฟล์ Excel ตามคอลัมน์ที่ FlowAccount กำหนดไว้แล้ว ลดเวลาจัดรูปแบบข้อมูลและลดความผิดพลาดในการทำบัญชีร้านอาหาร ร้านกาแฟ และร้านค้าปลีก
อัปเดตล่าสุด: ตุลาคม 2569 · อ่านประมาณ 6 นาที · เขียนโดย ทีมงาน MeeD POS
MeeD POS ส่งออกข้อมูลยอดขายไปยัง FlowAccount ผ่านรูปแบบส่งออก "FlowAccount (.xlsx)" บนหน้ารายงานการขายตามรายละเอียดบิล ซึ่งสร้างไฟล์ Excel (.xlsx) ที่จัดคอลัมน์ตามรูปแบบนำเข้าของ FlowAccount ไว้แล้ว ไม่ใช่การเชื่อมต่อแบบซิงก์อัตโนมัติ ยังต้องนำไฟล์ไปอัปโหลดที่ FlowAccount เอง
สำหรับเจ้าของร้านอาหาร ร้านกาแฟ และร้านค้าปลีก การจัดการยอดขายในแต่ละวันไม่ได้จบลงเมื่อปิดร้าน เพราะยังมีงานด้านบัญชีที่ต้องดำเนินการต่อ ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมข้อมูลยอดขาย ตรวจสอบรายการสินค้า หรือจัดเตรียมข้อมูลสำหรับบันทึกบัญชี
หากร้านค้าต้องนำข้อมูลจากระบบขายหน้าร้าน (POS) มาจัดทำบัญชีด้วยตนเองทุกวัน อาจต้องใช้เวลาคัดลอกข้อมูลและตรวจสอบรายการจำนวนมาก ซึ่งเพิ่มภาระในการทำงานและอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้
บทความนี้พาไปดูขั้นตอนการส่งออกไฟล์ทีละขั้น พร้อมรายละเอียดว่าไฟล์ที่ได้มีข้อมูลอะไรบ้าง และข้อควรระวังก่อนนำเข้า FlowAccount
ทำไมร้านค้าควรเชื่อมโยงข้อมูลยอดขายกับงานบัญชี?
เมื่อร้านค้ามีรายการขายจำนวนมาก การรวบรวมข้อมูลยอดขายเพื่อส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีอาจกลายเป็นงานที่ใช้เวลามาก โดยเฉพาะร้านที่มีการขายสินค้าหลายรายการในแต่ละวัน
ปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่
- เสียเวลาจัดรูปแบบไฟล์: ต้องนำรายงานยอดขายมาจัดคอลัมน์ใหม่ให้ตรงกับรูปแบบที่โปรแกรมบัญชีต้องการก่อนนำเข้าได้ทุกครั้ง
- เสี่ยงต่อการกรอกข้อมูลผิดพลาด: การคัดลอกหรือจัดคอลัมน์ด้วยตนเองอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือตกหล่น
- ตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ยาก: หากข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในหลายไฟล์ อาจใช้เวลาค้นหารายการที่ต้องการ
- เพิ่มภาระให้เจ้าของร้าน: เวลาที่ควรใช้ดูแลลูกค้าและบริหารร้านกลับต้องนำมาใช้กับงานเอกสาร
การให้ระบบ POS เชื่อมระบบบัญชีด้วยการส่งออกรายงานในรูปแบบที่ตรงกับโปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว จึงเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้การบริหารร้านมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อมูลยอดขายที่ถูกต้องยังเป็นจุดเริ่มต้นของการคุมต้นทุนด้วย เช่นเดียวกับที่ระบบ POS ช่วยตัดสต็อกวัตถุดิบอัตโนมัติและคำนวณต้นทุนต่อจาน
MeeD POS ส่งออกข้อมูลยอดขายไปยัง FlowAccount ได้อย่างไร?
บนหน้ารายงาน "รายงานการขายตามรายละเอียดบิล" (Bill Detail) ของ MeeD POS เมื่อกดปุ่มส่งออกไฟล์ ระบบจะให้เลือกรูปแบบการส่งออก ซึ่งมีตัวเลือก FlowAccount (.xlsx) แยกจากตัวเลือก CSV ทั่วไป หากเลือก FlowAccount ระบบจะสร้างไฟล์ Excel (.xlsx) ที่จัดคอลัมน์ตามรูปแบบนำเข้าของ FlowAccount ไว้ล่วงหน้าแล้ว โดยแต่ละแถวคือรายการสินค้าหนึ่งรายการในบิล ไม่ใช่สรุปยอดทั้งบิล
ขั้นตอนการใช้งานมีดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่หน้า "รายงานการขายตามรายละเอียดบิล"
เข้าสู่ระบบ MeeD POS แล้วไปที่เมนูรายงาน เลือก "รายงานการขายตามรายละเอียดบิล" (Bill Detail) เพื่อดูรายการขายแบบละเอียดของร้านค้า
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดช่วงวันที่และตัวกรอง
กำหนดช่วงวันที่ของข้อมูลที่ต้องการส่งออก และกรองข้อมูลเพิ่มเติมได้ตามต้องการ เช่น ช่องทางขาย ประเภทออเดอร์ สถานะการจ่ายเงิน หมวดหมู่สินค้า หรือสาขา
หมายเหตุ: การส่งออกแต่ละครั้งมีจำนวนแถวจำกัด หากช่วงวันที่ที่เลือกมีรายการขายมากเกินไป ระบบจะแจ้งให้ย่อช่วงวันที่ลงก่อนส่งออก
ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบส่งออก "FlowAccount (.xlsx)"
กดปุ่มส่งออกไฟล์ ระบบจะเปิดหน้าต่างให้เลือกรูปแบบการส่งออก มีให้เลือก 2 แบบ คือ CSV (ไฟล์ข้อมูลตั้งต้นอย่างละเอียด) และ FlowAccount (.xlsx) (รูปแบบนำเข้าเฉพาะของ FlowAccount) เลือก FlowAccount (.xlsx) เพื่อให้ระบบสร้างไฟล์ Excel ที่จัดคอลัมน์ให้ตรงกับรูปแบบนำเข้าของ FlowAccount ไว้แล้ว ไม่ต้องย้ายหรือเรียงคอลัมน์เองในสเปรดชีต
ไฟล์ที่ได้ประกอบด้วยคอลัมน์ต่าง ๆ เช่น วันที่เอกสาร รหัสสินค้า ชื่อสินค้า/บริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย วิธีการรับชำระ สาขา พนักงานขาย และข้อมูลใบกำกับภาษี (ชื่อลูกค้า เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่) สำหรับบิลที่มีการออกใบกำกับภาษี
ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้า
ก่อนนำไฟล์ไปใช้งาน ควรตรวจสอบรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่ขาย รายการสินค้า จำนวน วิธีการรับชำระ และยอดรวม ว่าตรงกับรายงานยอดขายของร้าน
ขั้นตอนที่ 5: นำไฟล์เข้าสู่ FlowAccount
เข้าสู่ระบบ FlowAccount และเลือกฟังก์ชันนำเข้าข้อมูลขายที่รองรับไฟล์รูปแบบนี้ จากนั้นดำเนินการตามขั้นตอนที่ FlowAccount กำหนด ระบบจะแสดงหน้าตรวจสอบและนำเข้าข้อมูล พร้อมจับคู่คอลัมน์จากไฟล์ของคุณกับคอลัมน์ที่ FlowAccount ต้องการให้อัตโนมัติ เนื่องจากไฟล์ถูกจัดรูปแบบมาให้ตรงกันไว้แล้ว
หมายเหตุ: ขั้นตอนการนำเข้าไฟล์และฟังก์ชันที่รองรับอาจมีการเปลี่ยนแปลงไปตามเวอร์ชันของ FlowAccount ควรตรวจสอบหน้านำเข้าข้อมูลของ FlowAccount ก่อนดำเนินการทุกครั้ง ทั้งนี้ การส่งออกไฟล์จาก MeeD POS ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะถูกซิงก์เข้าสู่ FlowAccount โดยอัตโนมัติ ยังต้องนำไฟล์ไปอัปโหลดด้วยตนเองอีกขั้นหนึ่ง
ประโยชน์ของการใช้ MeeD POS ร่วมกับ FlowAccount
1. ไม่ต้องจัดคอลัมน์เอง
ไฟล์ที่ได้จากตัวเลือก FlowAccount (.xlsx) จัดเรียงคอลัมน์ตามรูปแบบนำเข้าของ FlowAccount ไว้ล่วงหน้าแล้ว เจ้าของร้านไม่ต้องย้ายหรือเรียงคอลัมน์ใหม่ในสเปรดชีตก่อนนำไฟล์ไปใช้
2. ได้ข้อมูลใบกำกับภาษีมาด้วย
สำหรับบิลที่มีการออกใบกำกับภาษี ไฟล์ที่ส่งออกจะรวมชื่อลูกค้า เลขผู้เสียภาษี และที่อยู่มาด้วย ช่วยลดการพิมพ์ข้อมูลใบกำกับภาษีซ้ำในขั้นตอนบัญชี
3. กรองข้อมูลได้ตามที่ต้องการ
เลือกช่วงวันที่และกรองตามช่องทางขาย ประเภทออเดอร์ สถานะการจ่ายเงิน หมวดหมู่สินค้า หรือสาขาได้ ทำให้ส่งออกเฉพาะข้อมูลที่ต้องใช้ในแต่ละงวดบัญชี
4. ช่วยลดความผิดพลาดจากการคัดลอกข้อมูล
เมื่อคอลัมน์ตรงกับที่ FlowAccount ต้องการอยู่แล้ว ความจำเป็นในการพิมพ์หรือจัดเรียงข้อมูลซ้ำด้วยมือก็ลดลง อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำไปบันทึกบัญชีทุกครั้ง
MeeD POS เหมาะกับร้านค้าแบบไหน?
ฟังก์ชันส่งออกรายงานยอดขายสำหรับ FlowAccount มีประโยชน์สำหรับธุรกิจที่ใช้ FlowAccount ทำบัญชีและต้องการลดเวลาจัดรูปแบบข้อมูลก่อนนำเข้า เช่น
- ร้านอาหาร: มีรายการขายหลายเมนูและต้องรวบรวมข้อมูลยอดขายอย่างสม่ำเสมอ
- ร้านกาแฟ: ต้องการจัดเตรียมข้อมูลการขายเครื่องดื่มและสินค้าอื่น ๆ สำหรับตรวจสอบ
- ร้านค้าปลีก: มีสินค้าหลายประเภทและต้องการนำข้อมูลยอดขายไปจัดทำรายงาน
- ธุรกิจที่มีผู้ทำบัญชีแยกต่างหาก: ต้องการส่งต่อข้อมูลยอดขายให้สำนักงานบัญชีหรือผู้รับผิดชอบด้านบัญชี
การส่งออกข้อมูลช่วยให้ร้านค้าจัดเตรียมข้อมูลได้สะดวกขึ้น แต่การบันทึกบัญชีและการตรวจสอบเอกสารทางบัญชียังคงต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ นอกจากยอดขายแล้ว ร้านที่ต้องการดูภาพรวมกำไรต่อเมนูสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ วิธีคำนวณต้นทุนอาหาร (Food Cost) ต่อจาน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเชื่อมข้อมูล MeeD POS กับ FlowAccount
MeeD POS เชื่อมต่อกับ FlowAccount โดยอัตโนมัติหรือไม่
ไม่ใช่การเชื่อมต่อหรือซิงก์ข้อมูลแบบอัตโนมัติ แต่เป็นการส่งออกไฟล์ Excel ที่จัดรูปแบบสำหรับ FlowAccount ไว้แล้วจากรายงาน Bill Detail ใน MeeD POS แล้วนำไฟล์ไปนำเข้า (import) ที่ FlowAccount ด้วยตนเองอีกขั้นหนึ่ง
เลือกส่งออกเป็น CSV แทน FlowAccount (.xlsx) ได้ไหม
ได้ หน้าต่างเลือกรูปแบบส่งออกของรายงานการขายตามรายละเอียดบิลมีให้เลือกทั้ง CSV (ไฟล์ข้อมูลตั้งต้นอย่างละเอียด) และ FlowAccount (.xlsx) (จัดคอลัมน์สำหรับนำเข้า FlowAccount โดยเฉพาะ) หากต้องการนำเข้า FlowAccount ให้เลือกตัวเลือก FlowAccount (.xlsx) เพื่อไม่ต้องจัดคอลัมน์เอง
ส่งออกข้อมูลได้ครั้งละมากน้อยแค่ไหน
ขึ้นอยู่กับจำนวนรายการขายในช่วงวันที่ที่เลือก หากข้อมูลมีจำนวนมากเกินไป ระบบจะแจ้งให้ย่อช่วงวันที่ลงแล้วส่งออกเป็นหลายไฟล์แทน
ต้องใช้แพ็กเกจระดับไหนของ MeeD POS ถึงใช้ฟังก์ชันนี้ได้
ตรวจสอบรายละเอียดฟีเจอร์ของแต่ละแพ็กเกจได้ที่หน้า ราคาแพ็กเกจ MeeD POS
เริ่มต้นจัดการยอดขายและงานบัญชีให้สะดวกขึ้นด้วย MeeD POS
การบริหารร้านค้าให้มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับการขายเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงการจัดการข้อมูลที่เกิดขึ้นหลังการขายด้วย
MeeD POS ช่วยจัดการงานขายและส่งออกรายงานยอดขายเป็นไฟล์ Excel ที่จัดรูปแบบสำหรับ FlowAccount ไว้แล้ว เพื่อให้เจ้าของร้านสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อในกระบวนการบัญชีได้สะดวกขึ้น
หากคุณกำลังมองหาระบบ POS สำหรับร้านอาหาร ร้านกาแฟ หรือร้านค้าปลีกที่ช่วยให้การจัดการยอดขายเป็นระบบมากขึ้น MeeD POS เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ควรพิจารณา
ทดลองใช้งาน MeeD POS เพื่อสัมผัสประสบการณ์การจัดการร้านค้าที่สะดวกยิ่งขึ้น
ส่งออกรายงานยอดขายเป็นไฟล์ Excel สำหรับ FlowAccount ได้ในคลิกเดียว นำไปใช้ต่อในงานบัญชีได้สะดวกขึ้น ทดลองใช้ฟรี 30 วัน